منٽن جي تعارف ۾، ڪلرڪ ھيٺ ڏنل بيان ڪري ٿو:
جواب آهي:
- ملاقات جو موضوع.
- ان جي ملڻ جو وقت ۽ جاءِ.
- ان جا شرڪت ڪندڙ.
- معافي ڏيندڙ ۽ غير حاضر.
تعد مقدمة محضر الاجتماع جزءًا مهمًا من عملية حفظ السجلات. هو مكتوب من قبل الكاتب ويتضمن تفاصيل مثل الإجابة وموضوع الاجتماع ووقت ومكان الاجتماع والمشاركين. يتم كتابة اسم المؤسسة أو القسم الذي عُقد فيه الاجتماع في أعلى يمين المحضر. يتبع عنوان السجل بعد ذلك. يحتوي جسم المحضر على معلومات حول ما تمت مناقشته خلال الاجتماع والقرارات المتخذة والاقتراحات والتوصيات المقدمة وعناصر المحاضر. يجب أن يتم سرد الحاضرين في الاجتماع حتى يمكن توثيق مساهماتهم. أخيرًا، يجب تحديد الإجراء المطلوب بناءً على ما تمت مناقشته وفقًا للمعلومات المقدمة. لا يقتصر تسجيل محاضر الشركة على اجتماعات مجلس الإدارة فحسب، بل يقتصر أيضًا على التجمعات الرسمية الأخرى حيث يجب توثيق جميع السجلات الرسمية.
